Um operador logístico pode intervir em diferentes fases da cadeia de abastecimento: desde a receção e armazenagem das mercadorias até à preparação de encomendas, à sua distribuição ou à gestão de devoluções.
As funções que desempenha dependem das necessidades de cada empresa e do âmbito do serviço contratado. Algumas organizações externalizam apenas determinados processos, enquanto outras confiam grande parte das suas operações a um parceiro especializado.
Estas são as principais funções que um operador logístico pode desempenhar e a forma como intervém em cada uma delas.
Uma das primeiras funções de um operador logístico é receber os produtos provenientes de fabricantes, fornecedores ou distribuidores e armazená-los em instalações adequadas até serem necessários. O sistema de armazenagem também deve adaptar-se às características das mercadorias. Fatores como o tamanho, o peso, a fragilidade, a rotação ou as condições especiais de conservação determinam como e onde cada produto deve ser armazenado.
A receção pode incluir a verificação das quantidades, a inspeção do estado dos produtos, o registo das entradas e a atribuição de uma localização dentro do armazém. Uma organização adequada facilita a localização de cada referência, otimiza o espaço disponível e agiliza posteriormente a preparação das encomendas.
Saber quantas unidades estão disponíveis e onde se encontra cada produto é fundamental para manter operações eficientes. O operador logístico pode registar os movimentos de mercadorias, atualizar os níveis de stock e fornecer informações sobre o inventário disponível. Este controlo permite identificar produtos com pouca rotação, antecipar necessidades de reposição e reduzir tanto as ruturas de stock como a acumulação desnecessária de mercadorias.
Nas operações de ecommerce, o inventário também pode ser sincronizado com os canais de venda para manter atualizada a disponibilidade dos produtos e reduzir o risco de aceitar encomendas de artigos que já não estão disponíveis.
Quando é recebida uma encomenda, começa um dos processos mais importantes das operações logísticas: localizar os produtos, recolher as referências correspondentes e prepará-las corretamente para expedição. O seu impacto no armazém é considerável: uma revisão académica publicada na European Journal of Operational Research estima que o picking pode representar até 55% dos custos operacionais de um armazém.
O picking consiste em selecionar e recolher do armazém os produtos que fazem parte de cada encomenda. Uma organização adequada deste processo ajuda a reduzir deslocações, agilizar a preparação e evitar erros de produto, quantidade, modelo ou referência.
O packing corresponde à fase seguinte, na qual os artigos são verificados, protegidos, embalados e etiquetados para envio. Dependendo das necessidades da empresa, também podem ser incluídos documentos, materiais promocionais ou outros elementos personalizados.
Quando um operador gere de forma coordenada processos como a armazenagem, o inventário, a preparação de encomendas e a expedição, falamos de um serviço de fulfillment, especialmente relevante para o ecommerce.
A embalagem desempenha uma função essencial durante o transporte: proteger o produto até chegar ao seu destino. No entanto, a sua escolha também pode influenciar os custos de distribuição e a experiência do destinatário. No caso de produtos frágeis, de elevado valor ou com dimensões especiais, pode ser necessário desenvolver soluções específicas, tendo em conta fatores como o peso, a fragilidade, o percurso ou o meio de transporte.
Um operador logístico pode selecionar materiais e formatos adequados às características de cada mercadoria, evitando tanto uma proteção insuficiente como embalagens sobredimensionadas que aumentem desnecessariamente o peso ou o volume do envio.
Outra das principais funções de um operador logístico é coordenar o transporte das mercadorias desde o armazém até ao cliente, a um estabelecimento, a outro centro de distribuição ou a qualquer outro ponto de destino. Esta gestão pode incluir a seleção da transportadora, a escolha do serviço, a emissão de documentação, a coordenação das recolhas e o acompanhamento das entregas.
Nem todas as encomendas têm as mesmas necessidades. O destino, o prazo de entrega, as dimensões das mercadorias ou as condições de manuseamento podem tornar uma solução mais adequada do que outra. Nos envios internacionais, também podem intervir aspetos como a documentação aduaneira, os impostos, os direitos aduaneiros ou as restrições do país de destino.
Trabalhar com uma rede multitransportadora de diferentes transportadoras permite selecionar a alternativa mais adequada para cada expedição, em vez de aplicar uma única solução a todos os envios.
A rastreabilidade permite saber o que acontece aos produtos ao longo das operações logísticas. Para isso, os diferentes movimentos das mercadorias devem ficar registados e estar acessíveis às pessoas responsáveis pela sua gestão.
Um operador logístico pode fornecer informações sobre o inventário disponível, as encomendas preparadas, os envios em trânsito, as entregas realizadas ou as incidências detetadas. Esta visibilidade facilita o controlo das operações e permite reagir mais rapidamente a possíveis desvios. Também ajuda a disponibilizar ao cliente informações atualizadas sobre o estado da sua encomenda.
A tecnologia permite ligar os diferentes processos logísticos e reduzir tarefas manuais que consomem tempo e podem gerar erros. Por exemplo, uma integração entre uma loja online e os sistemas logísticos pode permitir que as encomendas sejam transmitidas automaticamente, que sejam geradas as etiquetas necessárias para a sua expedição e que as informações de acompanhamento sejam posteriormente enviadas de volta ao canal de venda.
Estas integrações facilitam a gestão de um maior volume de encomendas e são especialmente úteis quando uma empresa vende através de diferentes canais. As soluções de automatização de envios para ecommerce permitem centralizar e simplificar parte destes processos.
As operações logísticas nem sempre terminam com a entrega. Um produto pode ter de regressar devido a uma devolução, uma troca, uma incidência ou uma recusa por parte do destinatário. A logística inversa engloba os processos necessários para gerir esse percurso de regresso. Dependendo do produto e da operação, pode incluir a recolha, o transporte, a inspeção, a reintegração no inventário, o recondicionamento ou a transferência para outro destino.
No ecommerce, gerir corretamente este processo torna-se ainda mais importante. Segundo o estudo Retail Returns Landscape 2025 da National Retail Federation, estimava-se que as devoluções representariam 19,3% das vendas online nos Estados Unidos em 2025, o que reflete a importância que a logística inversa pode assumir neste canal.
Dispor de um procedimento definido para as devoluções permite manter o inventário atualizado, agilizar a sua gestão e reduzir o impacto destas operações no restante funcionamento da empresa.
A função de um operador logístico não tem de se limitar à execução das operações que uma empresa decide externalizar. Também pode analisar a forma como esses processos são realizados e identificar oportunidades para melhorar a sua eficiência. Esta análise pode abranger a organização do armazém, os percursos de picking, a gestão do inventário, os materiais de embalagem, a seleção de transportadoras, os tempos de preparação ou a capacidade necessária para responder a picos de procura.
O objetivo é adaptar as operações às necessidades reais da empresa, melhorar o aproveitamento dos recursos e construir um modelo capaz de evoluir à medida que aumenta o volume ou a complexidade do negócio.
Não. O âmbito dos serviços pode variar consideravelmente de um operador para outro. Alguns são especializados em determinadas fases da cadeia logística, enquanto outros podem coordenar diferentes processos numa única solução.
Além disso, uma empresa não tem necessariamente de externalizar toda a sua logística. Pode continuar a gerir internamente as atividades que realiza de forma eficiente e delegar apenas os processos que exigem mais espaço, tecnologia, recursos ou conhecimentos especializados.
Por este motivo, antes de trabalhar com um operador, é importante analisar quais os processos que a empresa precisa de externalizar e que capacidade deve ter o prestador de serviços para acompanhar a evolução das suas operações.
As funções que um operador logístico deve desempenhar dependem do tipo de produto, do volume de atividade, dos canais de venda, dos destinos e dos objetivos de cada empresa. Por isso, uma solução logística eficaz não deve partir de um modelo padrão, mas sim das necessidades específicas de cada negócio.
Na Mail Boxes Etc., desenvolvemos soluções logísticas para empresas e ecommerce, combinando os serviços necessários para cada operação: consultoria logística, armazenagem, preparação de encomendas, embalamento, distribuição, tecnologia e gestão de devoluções.
Além disso, o acompanhamento contínuo de um especialista MBE permite analisar a evolução das operações e adaptar a solução à medida que as necessidades do negócio mudam.
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