Gerir a logística internamente pode ser relativamente simples quando uma empresa tem poucos produtos, um volume reduzido de encomendas e operações estáveis. No entanto, à medida que o negócio cresce, aumentam também as tarefas necessárias para receber mercadorias, gerir o inventário, preparar encomendas, organizar envios e tratar das devoluções.
O que anteriormente a equipa conseguia gerir sozinha começa a exigir mais espaço, tempo, tecnologia e conhecimentos especializados. Nessa fase, subcontratar parte da operação pode ajudar a evitar que a logística limite o crescimento do negócio.
Mas como saber se a sua empresa precisa realmente de um operador logístico? Estes são alguns dos sinais mais comuns.
O crescimento das vendas é uma boa notícia, mas também pode colocar à prova a capacidade logística de uma empresa. À medida que aumenta o número de encomendas, aumentam também as tarefas relacionadas com a sua receção, armazenamento, preparação, embalagem e expedição.
Se as encomendas se estão a acumular, os tempos de preparação estão a aumentar ou se está a tornar difícil manter o mesmo nível de serviço, a infraestrutura atual poderá já não ser suficiente.
Um operador logístico pode disponibilizar o espaço, o pessoal e os processos especializados necessários para gerir um maior volume de atividade. Permite também adaptar os recursos às necessidades reais do negócio, sem ter de ampliar imediatamente o armazém ou a equipa interna.
Em muitas pequenas e médias empresas, as tarefas logísticas acabam por ser distribuídas por pessoas que também têm outras responsabilidades. Preparar encomendas, imprimir etiquetas, organizar recolhas, verificar o stock ou resolver incidentes pode ocupar uma parte significativa do dia de trabalho.
O problema não é apenas o tempo exigido por estas tarefas, mas também o custo de oportunidade que representam. Enquanto a equipa se concentra nas operações do dia a dia, ficam disponíveis menos recursos para apoiar clientes, desenvolver novos produtos, impulsionar as vendas ou planear o crescimento do negócio. De facto, um estudo da Descartes, realizado junto de 1.000 responsáveis pelas áreas de cadeia de abastecimento e logística na Europa e na América do Norte, concluiu que 76% das organizações enfrentam falta de pessoal nas suas operações logísticas, aumentando a pressão sobre as equipas e dificultando a manutenção da eficiência operacional.
Subcontratar determinados processos permite que cada departamento se concentre nas atividades em que acrescenta mais valor. O operador logístico assegura a execução operacional, enquanto a empresa mantém o controlo sobre os seus produtos, encomendas e decisões comerciais.
O armazém que era suficiente quando o negócio começou pode deixar de responder às necessidades da empresa à medida que a gama de produtos aumenta, as vendas crescem ou se torna necessário manter mais stock disponível. Este não é um problema isolado: um inquérito realizado pela Kardex junto de responsáveis por armazéns revelou que 46,2% identificam a falta de espaço como um dos seus principais desafios operacionais.
A falta de espaço resulta frequentemente numa organização deficiente das mercadorias, em dificuldades para localizar os produtos e em percursos pouco eficientes durante a preparação das encomendas. Pode também obrigar uma empresa a limitar o stock disponível ou a recusar oportunidades comerciais por não dispor de capacidade suficiente.
Mudar para instalações maiores implica assumir custos fixos, equipamentos, sistemas de segurança e pessoal adicional. No entanto, trabalhar com um operador logístico permite aceder a infraestruturas prontas a utilizar sem ter de realizar internamente todo o investimento. O espaço pode ainda ser adaptado com maior flexibilidade à evolução do negócio e aos períodos de maior ou menor atividade.
Lançar uma loja online, começar a vender através de marketplaces ou entrar em novos mercados pode aumentar significativamente a complexidade logística. Cada canal pode ter os seus próprios fluxos de encomendas, requisitos de preparação e condições de entrega. Se a empresa começar também a vender noutros países, terá de coordenar diferentes transportadoras, prazos de entrega, custos, documentação e eventuais procedimentos aduaneiros.
Um operador logístico pode ajudar a centralizar as operações, ligar diferentes canais de venda e escolher a melhor opção de envio para cada encomenda.
Esta capacidade é particularmente importante quando uma empresa pretende crescer sem ter de criar de raiz toda a infraestrutura logística necessária para entrar em novos mercados.
Enviar o produto errado, utilizar uma morada incorreta ou preparar uma encomenda incompleta pode acontecer ocasionalmente. No entanto, quando estes erros começam a repetir-se, isso geralmente indica que a operação precisa de processos mais robustos.
Os erros na preparação de encomendas geram custos adicionais, devoluções, envios de substituição e uma maior carga de trabalho para a equipa. Afetam também diretamente a experiência do cliente e podem prejudicar a confiança na empresa.
Um operador logístico trabalha com procedimentos definidos para a receção de mercadorias, controlo de inventário, picking, packing e expedição de encomendas. A tecnologia ajuda também a reduzir tarefas manuais e proporciona uma maior rastreabilidade ao longo de todo o processo.
A subcontratação da logística não elimina por completo a possibilidade de ocorrerem incidentes, mas ajuda a profissionalizar as operações e a reduzir os erros provocados pela falta de recursos, organização ou automatização.
Nem todas as empresas mantêm o mesmo nível de atividade ao longo do ano. Os períodos de saldos, a Black Friday, o Natal, os lançamentos de produtos ou as campanhas do setor podem multiplicar o número habitual de encomendas durante períodos muito específicos.
Manter permanentemente um armazém e uma equipa dimensionados para responder aos picos de procura nem sempre é eficiente. No entanto, uma capacidade insuficiente durante esses períodos pode provocar atrasos, erros e uma acumulação de trabalho difícil de resolver. De facto, um inquérito realizado junto de responsáveis pelas operações de retalho e logística concluiu que 79% esperam ter de tomar decisões reativas durante a época alta, mesmo quando a campanha foi planeada antecipadamente.
Um operador logístico pode disponibilizar uma estrutura mais flexível, adaptando os recursos e a capacidade operacional às variações da procura. Esta escalabilidade permite gerir campanhas comerciais sem que o aumento das vendas afete negativamente a qualidade do serviço.
O sinal mais evidente surge quando uma empresa começa a tomar decisões comerciais com base nas limitações da sua operação logística.
Por exemplo, pode decidir não ampliar a sua gama de produtos devido à falta de espaço, evitar as vendas internacionais devido à complexidade dos envios ou cancelar novas campanhas porque a equipa não consegue gerir mais encomendas. Nestes casos, a logística deixa de ser uma função de apoio e transforma-se num obstáculo ao crescimento.
Trabalhar com um operador especializado permite desenvolver uma solução adaptada ao tipo de produto, ao volume de atividade, aos canais de venda e aos objetivos da empresa. O objetivo não é apenas delegar tarefas, mas criar uma operação capaz de evoluir ao mesmo ritmo que o negócio.
A sua empresa pode já ter subcontratado parte da sua logística. No entanto, as necessidades do negócio mudam ao longo do tempo e um prestador que inicialmente oferecia a solução adequada pode deixar de conseguir responder à nova realidade da empresa.
Um aumento do volume de encomendas, a incorporação de novos produtos, o lançamento de novos canais de venda ou a expansão internacional podem exigir capacidades diferentes. Alguns sinais de que o seu operador atual pode já não estar a responder às suas necessidades incluem:
Um incidente isolado não significa necessariamente que tenha de mudar de prestador. O essencial é avaliar se os problemas são recorrentes, se afetam os clientes e se o operador propõe soluções para evitar que voltem a acontecer.
Quando o prestador deixa de conseguir acompanhar o desenvolvimento da empresa, mudar de operador não significa que a subcontratação tenha sido uma decisão errada. Pode simplesmente significar que chegou o momento de procurar um parceiro com maior capacidade, tecnologia, flexibilidade ou experiência.
Não existe um único momento certo para contratar um operador logístico. Algumas empresas subcontratam desde o início para terem acesso a uma estrutura profissional, enquanto outras o fazem quando o volume de encomendas ou a complexidade operacional ultrapassa os seus recursos internos. Subcontratar a logística também não significa delegar toda a operação. Cada empresa pode manter internamente os processos que gere de forma eficiente e confiar a um operador aqueles que exigem mais espaço, tecnologia, recursos ou conhecimentos especializados.
Na Mail Boxes Etc., analisamos as necessidades de cada negócio para desenvolver soluções logísticas adaptadas às suas operações, produtos e objetivos de crescimento.
Combinamos consultoria logística, armazenamento, preparação de encomendas, distribuição, tecnologia e uma rede multitransportadora para criar uma operação flexível, eficiente e escalável. Em vez de aplicarmos um modelo standard, procuramos garantir que cada empresa dispõe dos serviços de que realmente necessita e de uma solução capaz de evoluir juntamente com o seu negócio.
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